Błyskawiczne i odpowiednie pakowanie przesyłek to jeden z filarów sukcesu w e-commerce — dobrze zorganizowany proces pozwala oszczędzać czas i pieniądze, a jednocześnie buduje pozytywne doświadczenie klienta. Efektywna procedura pakowania oznacza szybszy czas wysyłki i optymalne zabezpieczenie paczki na czas transportu. Szukając najlepszego sposobu na organizację tego procesu, warto zastanowić się, jak wykorzystać dostępne zasoby i standardowe rozwiązania, by realizować codzienny plan wysyłki jeszcze sprawniej. Dobrym krokiem będzie stworzenie własnej procedury dopasowanej do warunków i możliwości firmy — opracowanie unikalnego SOP (Standard Operating Procedure) pozwoli usystematyzować powtarzalne czynności i zoptymalizować wykorzystanie zasobów przy każdym pakowaniu.
Jak przygotować procedurę pakowania przesyłek e-commerce?
Przystępując do analizy sytuacji, warto zastanowić się jakie kroki powinna obejmować taka procedura i na co zwrócić uwagę, organizując jej poszczególne etapy. W większości przypadków procedurę można podzielić na trzy podstawowe etapy. Dokładne mapowanie postępowania na każdym z nich ułatwi i przyspieszy realizację codziennych zadań i jednocześnie pozwoli podnieść i utrzymać wysoką jakość wysyłki.
Na czym skupić się, podchodząc do tematu po raz pierwszy? Najważniejsze są trzy podstawowe fazy, które odpowiednio dopasowane do warunków prowadzenia działalności umożliwią osiągnięcie wyższej wydajności i pozwolą ograniczyć koszty. Pierwsza z nich to mapowanie procesu pakowania, kolejne to faza standaryzacji i faza przygotowania ergonomicznego stanowiska pracy.
- Faza mapowania procesu pakowania i wysyłki – to etap, który pozwala dokładnie zweryfikować wszystkie czynności, które trzeba wykonać, aby skompletować zamówienie i dostarczyć produkty na stanowisko do pakowania, zapakować je i przekazać kurierowi.
- Faza standaryzacji – ma na celu pogodzić wytyczne i wymagania wszystkich partnerów, w tym dostawców materiałów opakowaniowych, firm kurierskich i przewoźników biorących udział w procesie dostawy. Powinna skutkować ograniczeniem do minimalnej liczby wariantów opakowań w magazynie i opracowaniu ustandaryzowanej procedury pakowania akceptowanej przez wszystkie strony i uczestników transakcji.
- Faza przygotowania ergonomicznego stanowiska pracy – na podstawie wiedzy na temat procesu, najczęściej wybieranych opakowań i wymogów przewoźników oraz preferencji kupujących można przystąpić do stworzenia wygodnego stanowiska pakowania, na którym wszystkie niezbędne materiały i narzędzia będą pod ręką.
Faza mapowania procesu pakowania i wysyłki
Aby opracować optymalny workflow pakowania i wysyłki paczek, trzeba dokładnie zweryfikować warunki, w których czynności te są realizowane. Wiedza na ten temat pozwala opracować procedurę tak, aby pakowanie i wysyłka były realizowane możliwie jak najszybciej i bez strat. Mapowanie procesu obejmuje kilka kroków, dzięki którym można dokładnie przyjrzeć się warunkom pakowania.
- Krok 1 – kompletacja zamówienia (Picking) – zaplanuj wszystkie czynności od pobrania listy z zawartością zamówienia przez planowanie ścieżki zbierania produktów, po kompletację narzędzi, których będziesz potrzebować na tym etapie.
- Krok 2 – dobór opakowania zewnętrznego – jak ma przebiegać ocena wymiarów produktów w pojedynczym zamówieniu i opakowań zewnętrznych?
- Krok 3 – zabezpieczenie produktów i wypełnienie pustych przestrzeni w paczce (Packing) – zaplanuj owijanie folią bąbelkową, układanie produktów w kartonie i wypełnianie pustych przestrzeni pianką PE lub innymi wypełniaczami, aby unieruchomić zawartość. To etap, na którym do paczki można dodać dokument sprzedaży oraz materiały marketingowe.
- Krok 4 – zamknięcie opakowania zewnętrznego, zabezpieczenie i etykietowanie – zadbaj o to, żeby opakowanie zostało solidnie zamknięte specjalną wytrzymałą taśmą. Zaplanuj ważenie paczki, jeśli to konieczne, czas na wprowadzenie danych do systemu i generowanie etykiet.
- Krok 5 – sortowanie i przekazanie paczek kurierowi – przygotuj w magazynie oddzielne, wyraźnie oznaczone miejsca (np. palety, wózki) dla każdego kuriera. To zapobiegnie pomyłkom przy wydawaniu paczek.
Po zakończeniu mapowania można przejść do fazy standaryzacji i organizacji stanowiska do pakowania i przekazywania paczek do wysyłki.
Faza standaryzacji, czyli jak pogodzić wytyczne różnych firm kurierskich?
Zamiast tworzyć osobne procesy dla każdego przewoźnika, należy dążyć do unifikacji i automatyzacji na taką skalę, na jaką jest to w danym momencie możliwe. Aby ustandaryzować opakowania, których używasz, przeanalizuj regulaminy najczęściej wybieranych firm kurierskich i zdefiniuj kilka (np. 3–5) standardowych rozmiarów kartonów, które mieszczą się w limitach gabarytowych każdego z nich. Pozwoli to uniknąć dopłat za przesyłki niestandardowe. Ułatwi też sourcing opakowań i porównywanie ofert różnych dostawców.
Jak podejść do fazy standaryzacji, aby szybko i sprawnie wybrać opakowania, które będą akceptowanie przez wszystkie firmy kurierskie, z którymi współpracujesz? Warto kierować się prostymi zasadami, które ułatwiają porównanie wytycznych oraz stosować dostępne narzędzia, które pomogą zautomatyzować ten proces.
- Zasada „najbardziej wymagającego” – jeśli jeden z kurierów ma bardziej restrykcyjne zasady dotyczące np. pakowania przedmiotów szklanych, warto przyjąć tę zasadę jako standard dla wszystkich paczek tego typu. Minimalizuje to ryzyko odrzucenia przesyłki lub uszkodzenia także przy wysyłkach realizowanych przez inne firmy logistyczne.
- Korzystanie z platform wysyłkowych (agregatorów) – takie narzędzia są automatycznie zintegrowane z systemami różnych przewoźników, aby ułatwić proces wysyłki. Na podstawie wymiarów i wagi paczki system sam dobiera usługi, generuje poprawne etykiety, może zamawiać też kuriera. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych na stronach różnych firm. Platforma wysyłkowa może okazać się doskonałym narzędziem w codziennej pracy. Można też wykorzystać ją jako ściągę na etapie standaryzacji opakowań w firmie.
Faza przygotowania stanowiska do pakowania przesyłek
Wszystkie materiały i narzędzia powinny być w zasięgu ręki, a stanowisko pracy bezpieczne i wygodne. Odpowiednie wyposażenie takiego stanowiska to podstawa. Solidny blat i dobre oświetlenie miejsca pracy są niezbędne. Trzeba zadbać też o możliwość składowania opakowań w pobliżu oraz zapewnić miejsce na potrzebne narzędzia.
- Wszystko w zasięgu ręki – niezbędne materiały i narzędzia (kartony, wypełniacze, taśma pakowa itp.) powinny być w zasięgu ręki osoby pracującej na stanowisku do pakowania. Im mniej chodzenia i szukania, tym większa wydajność, jakość i bezpieczeństwo.
- Odpowiednia organizacja materiałów – najczęściej używane kartony warto składować z przodu nad stanowiskiem do pakowania. Wypełniacze dobrze jest przechowywać w podajnikach lub składować na regałach znajdujących się w zasięgu ręki.
- Narzędzia do pakowania – warto przygotować miejsce i uchwyty na najczęściej używane narzędzia, takie jak: skaner kodów, dyspenser taśmy pakowej, nożyk, waga oraz drukarka do etykiet.
- Czystość i porządek – to warunek precyzji i efektywności. Po zakończeniu pakowania stanowisko powinno być od razu sprzątane, aby zapobiec pomyłkom i wypadkom podczas przygotowywania kolejnych przesyłek.
Przygotowanie stanowiska powinno zostać zakończone przygotowaniem procedury sortowania paczek gotowych do wysyłki, tak aby bez pomyłek trafiały do właściwego przewoźnika lub kuriera. Paczki powinny być posortowane firmami kurierskimi (nazwy), aby ułatwić etap przekazania przesyłek. Dobrze opracowana procedura pozwala uniknąć pomyłek i ograniczyć koszty oraz podnieść jakość usługi, co ogranicza ryzyko uszkodzenia wysyłanych produktów. Procedurę pakowania warto co jakiś czas weryfikować i wprowadzać modyfikacje, gdy pojawia się możliwość optymalizacji.